Elektronische Rechnungen verstehen – und warum Peppol der Weg in die Zukunft ist

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen sorgt derzeit bei vielen Unternehmen für Unsicherheit.
Darf ich noch PDF-Rechnungen verschicken? Brauche ich XRechnung, Peppol oder beides?
Und was ist mit unseren bestehenden EDI-Verbindungen?

Die gute Nachricht: Sie müssen keine Angst vor dieser Umstellung haben.
Die Entwicklung ist klar vorgegeben – und wer heute die richtigen Schritte geht, schafft Sicherheit für die nächsten Jahre.

1. Ausgangslage: Von PDF zu strukturierter E-Rechnung

Bis Ende 2024 sind klassische PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt.
Ab 2025 beginnt in Deutschland die gesetzlich geregelte Umstellung auf die elektronische Rechnung im B2B-Bereich – also im Geschäft zwischen Unternehmen.

Hintergrund ist eine EU-weite Vereinheitlichung:
Alle Mitgliedsstaaten haben sich auf einen gemeinsamen Datenstandard geeinigt – die EN 16931.
Damit sollen Rechnungen nicht nur elektronisch übermittelt, sondern auch automatisch verarbeitet und steuerlich eindeutig interpretierbar sein.

PDFs ohne strukturierte Daten erfüllen diese Anforderung nicht mehr.
Sie bleiben zwar in der Übergangszeit nutzbar, werden aber spätestens ab 2028 nicht mehr als elektronische Rechnung anerkannt.

2. EDI bleibt wichtig – aber die E-Rechnung wird gesetzlich definiert

Viele Unternehmen nutzen seit Jahren EDI (Electronic Data Interchange), um Rechnungen automatisiert zwischen ERP-Systemen auszutauschen.
EDI beschleunigt Prozesse und reduziert manuelle Arbeit.
Allerdings war EDI bisher kein einheitlicher gesetzlich definierter Rechnungsstandard – jedes Unternehmen, jeder Konzern, jede Branche hatte oft eigene Formate.

Mit der Einführung der EN 16931 ändert sich das.
Künftig ist eine standardisierte digitale Rechnung verpflichtend, die steuerrechtlich eindeutig und interoperabel ist.
EDI kann weiterhin genutzt werden – als Transportkanal –, doch die eigentliche Rechnung muss im EN-16931-Format vorliegen.

3. Warum Peppol die Zukunft ist

Die Peppol BIS 3.0 Invoice ist die europäische Umsetzung dieser Norm – und sie ist in allen EU-Mitgliedsstaaten anerkannt.
Sie wurde von der Organisation OpenPeppol AISBL entwickelt und wird in ganz Europa aktiv genutzt.
Viele Länder – darunter die Niederlande, Norwegen, Belgien, Frankreich und Italien – setzen bereits vollständig auf Peppol als Standard für den Rechnungs- und Dokumentenaustausch.

Vorteile von Peppol

• Ein gemeinsamer europäischer Standard:
  Egal ob Sie mit Partnern in Deutschland, Österreich, Frankreich oder Skandinavien arbeiten – das Basis-Format bleibt identisch. Jedes Land kann eigene nationale Profile oder Erweiterungen definieren – die jedoch auf derselben europäischen Grundlage basieren. Das nennt man Core Invoice Model mit Country Extensions.

• Rechtssicherheit:
  Auf Basis der europäischen Norm EN 16931 erfüllt Peppol in Deutschland auch im B2B-Bereich alle relevanten steuerrechtlichen Anforderungen für den elektronischen Rechnungsaustausch.
  Die EU-Norm legt den Inhalt und Aufbau elektronischer Rechnungen fest – die Übermittlung erfolgt über nationale oder branchenbezogene Kommunikationswege.

• Zukunftssicherheit:
  Peppol ist nicht nur ein Format, sondern ein europaweites Netzwerk für den sicheren Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden. Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften können darüber direkt, nachvollziehbar und rechtssicher übermittelt werden.

• Keine Mehrfachformate mehr:
  Anstelle nationaler Sonderwege wie XRechnung oder ZUGFeRD bietet Peppol einen klaren, stabilen und internationalen Standard. Unternehmen, die Peppol einsetzen, erfüllen automatisch die europaweit einheitlichen Anforderungen für den elektronischen Geschäftsverkehr.

4. XRechnung – der nationale Sonderfall

Die XRechnung ist das deutsche Profil der europäischen Norm.
Sie bleibt insbesondere für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) Pflicht.
Technisch gesehen ist sie jedoch ein Sonderfall innerhalb des Peppol-Ökosystems, kein eigenständiger Zukunftsstandard.

Unternehmen, die bereits auf Peppol BIS 3.0 setzen, erfüllen die Anforderungen der XRechnung praktisch automatisch – Peppol ist sozusagen die „übergeordnete“ Variante.

5. Warum ZUGFeRD keine langfristige Lösung ist

Das Hybridformat ZUGFeRD / Factur-X kombiniert ein PDF mit einer eingebetteten XML-Rechnung.
In der Praxis führt das jedoch häufig zu Problemen, wenn Inhalte zwischen PDF und XML abweichen – etwa bei Rundungen, Beträgen oder Texten.
Da rechtlich ausschließlich die XML-Daten gelten, können solche Abweichungen zu Fehlern oder Missverständnissen führen.

ZUGFeRD kann in Übergangsphasen nützlich sein, sollte jedoch nicht mehr als strategische Lösung betrachtet werden.
Der Fokus sollte klar auf rein strukturierten, eindeutigen Formaten wie Peppol BIS 3.0 liegen.

6. Europa denkt längst Peppol

Im gesamten EU-Raum ist Peppol bereits etabliert.
Die Grundstruktur ist überall gleich, lediglich einzelne Länder verlangen zusätzliche Angaben (z. B. Steuerkennungen oder spezielle IDs).
Das ändert jedoch nichts an der technischen Einheitlichkeit – Peppol funktioniert europaweit interoperabel.
Einmal implementiert, können Sie Rechnungen an Partner in jedem EU-Land senden, ohne neue Formate oder Sonderprofile entwickeln zu müssen.

Damit ist Peppol die einzige Lösung, die sowohl national als auch international dauerhaft Bestand hat.

7. Fazit und Empfehlung

• EDI bleibt als Prozessstandard bestehen, aber die neue digitale Rechnung nach EN 16931 ist steuerlich verbindlich.
• Peppol BIS 3.0 ist die zukunftssichere Lösung – europaweit einheitlich, rechtlich anerkannt, technisch stabil.
• XRechnung ist ein deutsches Unterprofil und bleibt relevant für öffentliche Auftraggeber,
  aber strategisch ist Peppol das umfassendere Modell.
• ZUGFeRD sollte nur noch als Übergangslösung betrachtet werden, da abweichende Inhalte zu Risiken führen können.

Unternehmen, die heute auf Peppol setzen, erfüllen alle kommenden gesetzlichen Anforderungen, sind für den EU-weiten Austausch bestens vorbereitet – und vermeiden teure Umstellungen in wenigen Jahren.

!!! info Die Zukunft der elektronischen Rechnung in Europa heißt: Peppol. Einheitlich. Sicher. Effizient.

Loslegen

• Kontakt: ralf​.hille​@​icloud​.com
• +49 (8123) 997 40 21